O home office é algo que muitos funcionários gostariam de ter. Trabalhar no conforto do lar, não pegar trânsito, aproveitar melhor o tempo, enfim, diversas vantagens! A maioria das empresas ainda não tem políticas para esta nova forma de trabalho ou não estão preparadas para isso.
Mas o destino bateu a porta, veio o coronavírus e muitas empresas se viram obrigadas a mandaram seus funcionários trabalharem de casa.
Como não perder a produtividade nessa nova forma de trabalho? É isso que você vai ver nesse post, 10 boas práticas para que seu trabalho remoto continue muito produtivo!
Vamos lá!
1. Converse com sua família e estabeleça regras
Quando estamos em casa, nossa família tende a entender que estamos disponíveis. Se você tem filhos, se seus pais moram com você ou se seu marido também está de home office, todos vão querer interagir com você de alguma forma e isso pode detonar sua produtividade se ocorrer muito.
O primeiro passo é conversar com essas pessoas e explicar que irá trabalhar de casa e isso exige concentração!
Explique e combine quais são os melhores momentos para vocês se falarem. Usar os mesmos momentos que se usava quando trabalhava do escritório, como no café da manhã, no horário do almoço e ao final do dia, é uma boa ideia!
2. Se vista para o trabalho
Um erro que muitos cometem ao começar a trabalhar de home office é achar que por isso podem trabalhar de pijama, sem se arrumar para o trabalho. Ledo engano!
Quando fazemos isso, ficamos mais sucetíveis a preguiça, baixa auto estima e distrações, nada que ajude a sermos mais produtivos não é mesmo. Mesmo trabalhando de casa, é importante manter uma rotina matinal que inclua se vestir para o trabalho.
A minha por exemplo é: levantar, tomar café, as vezes leio e faço algum esporte, tomo banho, coloco uma roupa que me sinta bem para trabalhar e então começo o dia. Encontre sua rotina ideal e faça ela todos os dias mesmo trabalhando de casa.
E não é necessário se vestir 100% como se estivesse dentro de um prédio corporativo. A regra de ouro é: caso te chamem parar uma reunião urgente, é possível sair de casa em menos de 10 minutos? Escolha o “look” de trabalho sempre pensando nessa regra e você ficará livre de surpresas.
3. Tenha um local apropriado para trabalhar
Defina um lugar na sua casa para ser seu local de trabalho. O ideal é que neste local você tenha tudo que você precisa para trabalhar, normalmente tomadas, uma mesa e cadeira.
Dê preferência para locais mais reservados, onde não passe muitas pessoas o tempo todo. Um escritório em casa seria o ideal, mas a mesa da sala de jantar ou da cozinha também podem ser boas opções.
Essa definição ajuda sua mente a ligar e desligar do “modo trabalho” e te ajuda a se organizar já que não vai precisar ficar mudando toda hora de lugar. Ah, também ajuda você e a sua família sobre divisão de espaço.
O ideal é determinar um espaço fixo para trabalhar, com boa iluminação, acomodação confortável - ainda que simples – e os itens básicos de trabalho à mão, incluindo computador com acesso à internet e linha telefônica.
4. Tenha uma internet de boa qualidade
Sei que esse item parece óbvio mas não custa reforçar. Hoje usamos a internet para tudo! Para fazer nosso trabalho, acessar nossos e-mails, falar com outras pessoas via mensagem ou via vídeo conferência, enfim, basicamente tudo!
É muito ruim quando, por exemplo, numa vídeo conferência começa a travar ou picotar o áudio da outra pessoa ou o seu. Ou ao enviar um email, fazer download de um arquivo, dentre muitas outras situações em que uma internet ruim se torna um problema.
Para que nada disso aconteça, tenha uma boa internet!
Ainda é menos comum mas, há pessoas que tem dois provedores de internet, caso um tenha problemas, há o outro. Esse é o melhor dos cenários, se puder, faça isso e seu trabalho de casa será a prova de balas!
5. Combine um horário de trabalho com seu time
Hoje em dia muitas empresas tem horário flexível. Normalmente quando trabalhamos do escritório, o que costuma acontecer é que, implicitamente o time e empresa “combinam” um horário.
Sabe quando você pergunta pra alguém: “Então, que horas o pessoal costuma chegar?” e te respondem: “Lá pelas 9h30/10h a maioria já está aqui.”. É isso! Esse combinado sem palavras.
No trabalho de casa não é comum o time sincronizar o horário espontâneamente como ocorre no trabalho presencial. Vale reforçar que, para um time ser produtivo, é importante eles terem momentos de interação.
Para que dê certo o home office, você pode combinar com seu time esse horário onde, salvo exceções, todos já estão conectados e trabalhando. Essa dica é especialmente importante quando no seu time há pessoas em outros fuso horários.
Já vi lugares que ao invés de ter um horário para iniciar, o combinado é o tempo de intersecção do time. Funcionava mais ou menos assim: após a primeira pessoa começar a trabalhar, todas as outras devem começar no máximo 2h depois, assim é garantido ao time pelo menos 6h de interação.
6. Sempre ligue o vídeo para as reuniões, sempre!
A informação visual ainda é a mais relevante a rapidamente processada pelo cérebro humano.
Também somos mais empáticos com pessoas que temos algum relacionamento e, para gerar relacionamento, quanto mais informação melhor!
A dica aqui é, faça toda reunião com vídeo! Dessa forma você vai gerar mais empatia e a comunicação enriquece com mais informações de expressões e gestos.
7. Avise seu time ao começar e parar de trabalhar
Quando estamos trabalhando do escritório da empresa, o fato de chegarmos e cumprimentar as pessoas passa implicitamente a informação de que, a partir daquele momento, estamos disponíveis para trabalhar, ou seja, podemos ajudar outras pessoas, receber tarefas dos nossos líderes, etc.
No trabalho remoto essa informação visual e implícita não existe. Por isso é importante avisar seu time pela ferramenta que vocês usarem para se comunicar, que você chegou. Na empresa que trabalho hoje, usamos Slack para comunicação corporativa, então sempre que alguém do time chega, essa pessoa manda um simples “Bom dia!” por exemplo.
Essa prática é uma maneira de delimitarmos quando estamos trabalhando ou não, evitando assim que o trabalho invada o tempo do lazer, com a família e o inverso também.
8. Tenha uma sala online disponível o dia inteiro com seu time
Essa experiência para mim é nova mas tem trazido excelentes resultados e por isso vou compartilhar aqui também! A ideia é ter uma sala online com vídeo e áudio ligada o dia inteiro para que seu time todo possa ficar conectado.
No trabalho remoto, sempre que precisamos falar com alguém, geralmente mandamos mensagem perguntando se ela está disponível para uma conversa “rapidinho”. Se sim, a gente cria uma sala de reunião, compartilha com essa pessoa e pronto, finalmente podemos conversar.
Fazer esse caminho todo uma ou outra vez até é ok. Mas imagina fazer a cada pequena dúvida que surge? Muito chato e improdutivo não é mesmo!?
Nesse cenário o que pode vir a acontecer é o time se comunicar menos porque é muito difícil se comunicar sempre. E não queremos menos comunicação no nosso time!
Para minimizar essa barreira que o trabalho remoto agrega à comunicação, você pode ter uma sala online ligada o dia todo, onde todos do time podem ficar conectados por áudio e se quiserem, também por vídeo. Desse modo vocês podem se comunicar como se estivessem no mesmo ambiente, pois todo o time estará se escutando o tempo inteiro.
9. Mantenha seu status atualizado
Muitas ferramentas que usamos no dia a dia permitem configurações de status, como por exemplo, indicar que estamos “trabalhando de casa”, “almoçando”, “em reunião” ou qualquer outro status. Algmas ferramentas que possuem esse recurso são: Slack, Skype e Hangouts.
Uma outra forma de comunicar quando você está ou não trabalhando e separar tempo de trabalho de tempo de lazer é tirando proveito dessa funcionalidade. Para isso você só precisa manter seu status sempre atualizado.
Talvez seja necessário concientizar as pessoas com quem você interage que você usa esse recurso e que ela podem confiar na informação que ele passa para saber se pode te acionar ou não. Outra forma é criar uma política com seu time onde, ao invés de apenas você usar, todos usarem.
10. Use uma ferramenta para colaboração em reuniões
No escritório conseguimos rabiscar num papel ou quadro branco para compartilhar nossas ideias com as pessoas do nosso time. No home office, essa tarefa, que tanto ajuda no dia a dia, fica um pouco mais complicada.
A solução aqui é usar uma ferramenta que permita esse mesmo tipo de interação porém de forma remota. Algumas sugestões são: Miro, Google Slides e o Lucidhart.
Espero que essa dicas tenham sido úteis para você. E se você gostou desse post comenta aqui em baixo como ele te ajudou! Ah, me conta também o que mais você faz para conseguir ser produtivo trabalhando de casa?
Não esquece de compartilhar com aquele seu amigo que também teve a oportunidade de trabalhar de casa em meio a essa crise que estamos passando, pode ser muito útil para ele também!
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